TAREA PARA LA SEMANA DEL 09 DE DICIEMBRE

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

La estructura organizativa es la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de una organización, de tal manera que se muestren las relaciones entre los diferentes puestos y puedan fluir partículas (cuerpos, comunicaciones y otros) entre ellos.

Gracias a una estructura organizativa, las cosas entran en la organización, sufren cambios y fluyen hacia afuera de la organización.

Sin una adecuada estructura organizativa, una organización podría fracasar, debido a la sobrecarga y a los flujos y corrientes cruzadas, los cuales al entrar en conflicto se convertirían en confusión.

Al plantear una estructura organizativa, ésta deberá tener concordancia con la realidad  y tamaño del negocio.

Una vez seleccionado todo el personal y determinada cada una de sus funciones, puedes empezar a diseñar la organización de tu empresa. En una estructura simple, todo el personal informará directamente al emprendedor propietario.

A medida que las empresas van creciendo y se va requiriendo más personal, la organización de una empresa se dispone por áreas. Por ejemplo, en una empresa de confección de ropa, las áreas de trabajo se han organizado de la manera siguiente:

ÁREA DE PRODUCCIÓN
PUESTOS O CARGOS	FUNCIONES
RESPONSABLE DE ABASTECIMIENTO Y ALMACÉN DE PRODUCTOS TERMINADOS	ü Recibir la tela y almacenarla. ü Revisar que la tela tengas las condiciones técnicas especificadas en el pedido. ü Entrega de materiales para la producción. ü Recepción de productos finales para su empaque.
RESPONSABLE DE DISEÑO Y CORTE	ü Verificar los anchos de la tela en función del diseño ü Realizar los cortes
RESPONSABLE DE OPERACIÓN Y CONTROL DE CALIDAD	ü Organizar los cortes en paquetes de 30 unidades ü Ordenar la línea de producción según secuencia de producción ü Asignar el personal responsable de cada operación ü Controlar la calidad de los productos o servicios
OPERARIOS	ü Coser las piezas designadas ü Realizar operaciones de acabado

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN
PUESTOS O CARGOS	FUNCIONES
ADMINISTRADOR	ü Realizar el plan de desarrollo de la empresa ü Buscar recursos necesarios para su funcionamiento ü Definir la estructura organizativa ü Realizar el control general de la empresa
RESPONSABLE DEL PERSONAL	ü Definir las funciones y tareas de cada trabajador ü Seleccionar a los trabajadores ü Controlar a los trabajadores ü Evaluar al personal
RESPONSABLE DE CONTABILIDAD Y CAJA	ü Llevar el registro contable de la empresa ü Mantener al día las operaciones tributarias ü Pagar a los proveedores ü Cobrar a los clientes

ÁREA DE VENTAS
PUESTOS O CARGOS	FUNCIONES
VENDEDORES	ü Buscar nuevos mercados ü Realizar las ventas ü Llevar el control de los clientes

Basados en estos requerimientos, la empresa textil deberá tener la siguiente estructura organizativa:

  

Tipos de estructuras organizativas.

Existen tres formas básicas de estructuras organizacionales, agrupándose en: funcionales, producto o servicio y matricial.

a.  Organización funcional: Este tipo de estructuras es la más utilizada en PYMES, por la facilidad de interpretación y seguimiento que brinda. Este tipo de estructuras se recomienda para empresas que trabajen en condiciones estables, que tengan pocos productos o servicios y que sus tareas sean rutinarias. Esta estructura agrupa a personas que tiene una posición similar dentro de la organización o desarrollan funciones similares. Además su diseño integra cada una de las partes de la organización y las relaciones que las vinculan, incluyendo las funciones, actividades, relaciones de autoridad, etc.

b.  Organización por productos o servicios: Este tipo de estructura es recomendable utilizar cuando la empresa tiene gran cantidad de productos. Las empresas adoptan este tipo de estructura cuando su crecimiento hace indispensable que se nombre a varios gerentes divisionales, los cuales tienen total autoridad sobre las funciones de producción,  ventas y servicios respecto a los productos de su división y garantizar de esta manera la satisfacción del cliente.

c.   Organización matricial: este tipo de estructura trabaja solamente basada en proyectos que tiene tiempos definidos para su elaboración o entrega. El objetivo de este tipo de estructura es la de buscar la mayor integración posible de recursos especializados, al tiempo que le sirve a la organización para tener en la innovación y creatividad su ventaja más representativa. Así mismo este tipo de estructura busca un ahorro en los costos por la flexibilidad en la utilización del talento humano.

TALLER

1.- Observe el video denominada “la hormiguita productiva” (http://www.youtube.com/watch?v=n_eaZFcTJpI) y contesta las siguientes preguntas:

a.  ¿Por qué el abejorro contrató a un supervisor?

b.  ¿Por qué el abejorro contrató una secretaria para el escarabajo?

c.   ¿Para qué el abejorro contrató un gorgojo?

d.  ¿Para qué el abejorro contrató a la cigarra?

e.  ¿Para qué el abejorro contrató al borrego?

f.    ¿Para qué el abejorro contrató al grillo trilingüe?

g.  ¿Para qué el abejorro contrató al búho?

h.  ¿Cuál fue el error del abejorro?

i.    ¿Qué tipo de organización tenía la empresa?

j.    ¿Qué recomendarías al abejorro para que aumente la competitividad de su empresa?

2.- Consulta y grafica un ejemplo de estructura organizacional, utilizando Word u otra herramienta informática para crear organigramas (la herramienta que Word provee para realizar organigramas se denomina SmartArt), luego imprímelo, recórtalo y pégalo debajo de esta pregunta.

  

3.- Diseña un diagrama o bosquejo que muestra la estructura de la organización para tu empresa o negocio.

TAREA PARA LA SEMANA DEL 02 DE DICIEMBRE

EL PERSONAL QUE NECESITA MI NEGOCIO

Para que un negocio funcione de manera eficiente y exitosa debe estar bien organizado, para lo cual además de tener un buen proceso de producción, deberá contar con el personal apropiado para llevar a cabo el trabajo.

Las personas que integran los negocios varían dependiendo del tamaño del negocio:

a.   Si vas a trabajar solo, será un negocio unipersonal

b.   Si vas a trabajar con tu familia será un negocio familiar

c.   Si vas a contratar trabajadores, será una microempresa

En la mayoría de emprendimientos encontraras las siguientes personas:

a.  El propietario del negocio.- Es generalmente el emprendedor, quien sobre todo en negocios pequeños es el administrador y es el responsable directo del éxito o fracaso de la actividad productiva, él, debe implementar múltiples funciones entre las que sobresalen:

-     Representar legalmente al negocio

-     Fijar los objetivos y metas del negocio

-     Organizar los recursos necesarios para aponerlos en marcha

-     Buscar o descubrir nuevas oportunidades de negocios

-     Definir responsabilidades de administración

-     Conseguir los recursos necesarios

-     Desarrollar el sistema motivacional del negocio

b.  Los socios del negocio.- Son las personas que deciden compartir los éxitos o fracasos del negocio. La buena o mala decisión al escogerlos, es determinante en el crecimiento o reducción del negocio.

c.   Los trabajadores, empleados o colaboradores.- A medida que los emprendimientos van creciendo, es necesario ir incorporando más personal, cuyas funciones deben estar claramente definidas para aumentar la viabilidad del negocio. Para determinar el número de trabajadores y las funciones que cada uno deberá realizar, ayudate del proceso de producción. 

Para contratar personal deberás realizar el siguiente procedimiento:

1.    Descripción detallada del puesto de trabajo: Determinar las tareas que realizará, el puesto o cargo que llevará, las responsabilidades, etc.

2.    Descripción del perfil de la persona: Determinar el género del candidato, su rango de edad, su lugar de residencia, formación, experiencia (principalmente en cargos o funciones similares), rasgos de personalidad, competencias que deberá tener etc.

3.    Selección del modo de reclutamiento: En este paso deberá determinar el medio de comunicación en el que se publicara el anuncio, como la prensa, los portales especializados en internet, a través de referidos, búsqueda en bases de datos propias, mediante la contratación de empresas de lección de personal.

4.    Preselección de candidatos: Realizar una lectura de las hojas de vida de cada uno de los candidatos al puesto, clasificando a aquellos que se ajustan al perfil determinado en los pasos 1 y 2.

5.    Pre-entrevista telefónica: En este paso se comunica con los preseleccionados y se clarifica información contenidas en las hojas de vida, así como se acuerda una entrevista personal.

6.    Primera entrevista personal: Una vez determinada la fecha y hora para la entrevista, se hace una entrevista personal del candidato en el que se hace un recorrido por su hoja de vida, se observan los primeros aspectos del candidato como puntualidad, presentación, comunicación, intereses, etc. Aquí también puede realizarse una evaluación de las habilidades del candidato en el puesto, así como habilidades particulares como el manejo de idiomas o herramientas informáticas.

7.    Segunda y/o tercera entrevista personal: Dependiendo de la cantidad de candidatos o dudas sobre alguno de los aspectos realizados en la primera entrevista se puede solicitar entrevistas posteriores. Recuerda que antes de incorporar a un nuevo empleado a nuestro negocio, debemos evaluar a los candidatos lo suficiente como para estar mínimamente seguros de qué es lo que buscamos y de que el ingresante se ajusta a lo requerido tanto como el puesto se ajusta a lo requerido por el postulante. Un contrato de trabajo es un acuerdo de partes en las que ambas deben resultar satisfechas con la relación. Si el trabajador no está de acuerdo con lo que le ofrece su entorno laboral terminará disolviendo la relación o disminuyendo su desempeño.

8.    Verificación de referencias laborales: En esta etapa, a los posibles nuevos empleados, se verifica la información proporcionada en la entrevista personal, como desempeño en anteriores trabajos, motivos de la salida, desempeño y responsabilidad, etc.

9.    Presentación del candidato a la empresa: Una vez seleccionado el candidatos a la empresa, se lo presentará en su nuevo puesto, a sus compañeros(as), las instalaciones del negocio, se le capacitará en las funciones y políticas que llevará, y se firmará un contrato de 3 meses para evaluar su desempeño.

10. Ratificación del candidato al cargo: Antes de concluir el período de prueba de nuevo empleado, se evaluará su desempeño en el cargo y se lo ratificará en su puesto firmando un nuevo contrato por un año o se le notificará la decisión de la empresa en dejar de contar son sus servicios. En capítulos posteriores, estudiaremos el marco legal de la contratación del personal.

No es estrictamente necesario pasar por cada una de las etapas mencionadas anteriormente, pero a mayor número de pruebas, mayor será la información que obtendrá sobre los candidatos y por ende podrá realizar una mejor elección.

 

d.  Los asesores externos.- En numerosas empresas especialmente en las más pequeñas, las funciones suelen agruparse en torno a una o varias personas. Nos encontramos entonces con situaciones en las que el propio emprendedor o empresario asume funciones tan diferentes a sus conocimientos como la contabilidad, la gestión de tesorería, las relaciones públicas, el marketing o las compras y con esto acumulándose de trabajo, preocupaciones y trámites. En estos casos es recomendable acudir a profesionales que brindan sus servicios externos que nos ayudaran a tener en orden y viable nuestro negocio, ya que su aptitud en diferentes temas, nos permitirán delegar esas funciones que a nosotros nos puedan resultar engorrosas o molestosas y permitirnos ocuparnos en el resto de procesos en los que si nos encontramos capacitados. En el proceso de crecimiento de nuestro negocio, deberemos nutrirnos de muchos de estos conocimientos, pero al iniciar es necesario contratar asesores externos que se ocupen de ello. Por ejemplo, algunos negocios han sido clausurados por no llevar adecuadamente su contabilidad y reportarla al Servicio de Rentas Internas estatal (SRI). Dichos negocios, se hubiesen evitado para su producción, pagar multas y dejar de comercializar sus productos si contaban con un asesor externo que les mantenga en orden sus registros contables.   

e.  Los proveedores.- Son las personas o empresas que abastecen con algo a otras empresas o negocios.

     Los tipos de proveedores son:

1.    Proveedor de bienes: Empresas o personas, que comercializan o fabrican algún producto físico, para satisfacer una necesidad tangible del mercado. Ejemplos de estos bienes son: materia prima, muebles de oficina, artículos de oficina, mercadería para la reventa, etc. 

2.    Proveedor de servicios: Personas o empresas que ofrecen un servicio intangible, pero que utilizan bienes tangibles para llevar a cabo dicha actividad. Ejemplos de estos servicios son: compañías telefónicas, proveedoras de internet, transporte de mercancías y personal, servicios públicos como luz y agua, servicio de mantenimiento, contabilidad, asesorías y otros.

3.    Proveedor de recursos: Personas o empresas, que satisfacen las necesidades de carácter económico de un negocio mediante créditos, capitales d etrabajo, etc. Ejemplos de estos proveedores: Bancos, financieras, cooperativas, socios capitalistas, gobierno, entre otros.

 

f.             Los clientes.- Son los receptores de un bien, servicio, producto o idea obtenida de un vendedor a cambio de dinero u otro artículo de valor.

En la estructura de tu negocio deberás incluir cada una de las personas que forman parte, con sus respectivas funciones y características. Esto es de vital importancia en un plan de negocios o en el organigrama de tu empresa. Observa un ejemplo de la estructura de un emprendimiento para la elaboración de CDs multimedia:

TALLER

1.- Lea la historia siguiente y luego de respuesta a las preguntas.

Saúl el plomero

Saúl había trabajad en una gran compañía constructora durante diez años, antes de iniciar su propio negocio. Su experiencia como plomero le hacía pensar que no iba a tener dificultades parea encontrar clientes y tenía razón. Pronto estaba trabajando 60 horas semanales, regresando a casa muy tarde y cansado para organizar las facturas y demás papeles, así como planificar el trabajo del día siguiente. A los cuatro meses Saúl necesitaba desesperadamente personal que le ayude, un familiar le recomendó un plomero desempleado que podría empezara a trabajar inmediatamente. Saúl pensó que cualquiera era mejor que nadie para ayudarle con el trabajo atrasado que estaba teniendo. Contrató al nuevo empleado y le envió inmediatamente hacer un pequeño trabajo a un cliente, esa tarea estaba programada terminarla en tres días y Saúl se propuso salir temprano el primer día, para ir a ver cómo le estaba yendo a su nuevo empleado , pero debido a la cantidad de trabajo que tenía, recién lo pudo hacer el segundo día por la tarde, al llegar descubrió que su empleado no había ido a trabajar ese día y que lo que había hecho, lo había hecho tan mal, que había que hacerlo nuevamente. Como resultado Saúl perdió a un cliente, desperdició material y además, tuvo que volver hacer el trabajo el mismo unos días más tarde.

a.- ¿Por qué Saúl tuvo muchos clientes en poco tiempo?

b.- ¿Cuál fue el proceso para reclutar el personal utilizado por Saúl?

c.- ¿Cómo habrías actuado si hubieres estado en los zapatos de Saúl?

d.- ¿Qué recomendarías a Saúl, la próxima vez que este en una situación similar?

2.- Realiza una posible proyección del personal que necesitarías en tu idea de negocio, producto o servicio, completando la tabla siguiente y siguiendo las instrucciones respectivas:

a. Describe en la segunda columna las tareas de cada una de las personas que trabajarían, así como su especialidad y experiencia. Agrega o suprime de la lista cualquier puesto cualquier puesto que no esté relacionado con tu negocio.

b. Decide si tendrías socios, si emplearías a miembros de tu familia y tus posibles asesores.

PUESTO O CARGO	ESPECIALIDAD	EXPERIENCIA	TAREAS A REALIZAR	OTROS REQUERIMIENTOS	NÚMERO DE TRABAJADORES REQUERIDOS
ADMINISTRADOR GENERAL
CONTADOR
RESPONSABLE DE COMPRA DE PRODUCTOS, MATERIA PRIMA, SERVICIOS
SUPERVISIÓN DE LA PRODUCCIÓN SERVICIOS
PRODUCCIÓN (ESPECIFICAR PROCESOS)
VENDEDOR
RESPONSABLE DEL CONTROL DE INVENTARIOS
RESPONSABLE DE MANTENIMIENTO
ENCARGADO DE REPARTO
OTROS TRABAJOS (ESPECIFIQUE)
NÚMERO TOTAL DE EMPLEADOS

Mi negocio tendrá ________________ socios

Empleare en total a _______________ trabajadores