FUNDAMENTOS DE LA
PLANEACIÓN Y EMPRENDIMIENTO
PLANEACIÓN
La planeación implica definir los objetivos de la organización,
establecer estrategias para lograr dichos objetivos y desarrollar planes para
integrar y coordinar actividades de trabajo. Tiene que ver tamo con los fines (qué)
como con los medios (cómo).
Cuando utilizamos el término planeación, queremos decir
planeación formal En la planeación formal se definen los objetivos específicos
durante un periodo específico. Estos objetivos se plantean por escrito y se comparten
con los miembros de la organización para reducir la ambigüedad y crear una idea
común de lo que tiene que hacerse. Por último, los planes específicos existen
para lograr dichos objetivos.
¿POR QUÉ PLANEAR?
1. La planeación
proporciona dirección a los emprendedores y también al resto de los empleados. Cuando los empleados saben lo que su empresa o equipo de
trabajo intenta lograr y lo que ellos deben hacer para contribuir en el logro
de los objetivos, pueden coordinar sus actividades, cooperar entre sí y hacer
lo necesario para cumplir con los objetivos. Sin planeación, los departamentos
e individuos podrían trabajar en objetivos diferentes y evitar que la
organización logre sus objetivos con eficacia.
2. La planeación reduce la
incertidumbre, ya que obliga a los gerentes a ver a futuro, a anticipar el
cambio, a considerar el efecto del cambio y a desarrollar respuestas adecuadas. Aunque la planeación no eliminará la incertidumbre, los
emprendedores planean para que puedan responder con eficacia.
3. La planeación minimiza
el desperdicio y la redundancia. Cuando se
coordinan las actividades laborales en torno a planes, las ineficiencias se
vuelven obvias y pueden corregirse o eliminarse.
4. La planeación establece
los objetivos o los estándares utilizados para controlar. Cuando los emprendedores planean, desarrollan objetivos
y planes. Cuando controlan, ven si los planes se han llevado a cabo y si se
cumplieron los objetivos. Sin planeación, no habría objetivos con los cuales
medir o evaluar el esfuerzo laboral.
TIPOS DE OBJETIVOS
Podría
parecer que las organizaciones tienen un solo objetivo: en el caso de las empresas,
generar utilidades, y en el caso de organizaciones sin fines de lucro, cumplir
las necesidades de algún grupo integrante. Sin embargo, el éxito de una
organización no puede determinarse por medio de un solo objetivo. Si los
gerentes enfatizan únicamente un objetivo, se ignoran otros objetivos
necesarios para el éxito a largo plazo. Además, tener un solo objetivo, como
las utilidades, puede dar como resultado comportamientos inmorales, ya que los
gerentes y los empleados ignorarán otros aspectos de sus empleos para verse
bien con respecto al objetivo medido. En realidad, todas las
organizaciones tienen varios objetivos. Por ejemplo, las empresas podrían
querer aumentar su participación en el mercado, mantener a sus empleados
entusiasmados con trabajar para la organización y a favor de prácticas
ambientales más sustentables. Una iglesia podría proporcionar un lugar para
prácticas religiosas y también actuar como un lugar para que sus miembros socialicen
y ayuden económicamente a personas desfavorecidas de su comunidad.
La mayoría
de los objetivos de las compañías pueden clasificarse como estratégicos o
financieros. Los objetivos financieros se relacionan con el desempeño
financiero de la organización, mientras que los objetivos estratégicos están
relacionados con todas las demás áreas de desempeño de la organización. Por
ejemplo, McDonalds establece que sus objetivos financieros son de 3 a 5 por
ciento en promedio anual de ventas y de crecimiento en utilidades, 6 a 7 por
ciento en promedio anual de crecimiento en ingresos de operación, y un retorno
de la inversión entre 17 y 19 por ciento. Un ejemplo de un objetivo estratégico
sería la solicitud del presidente de Nissan por el superautomóvil de la
compañía GT-R: iguala o supera el rendimiento del 911 Turbo de Porsche.
Los
objetivos aquí descritos son objetivos establecidos: declaraciones oficiales de
lo que dice una organización que son sus objetivos, así como lo que quiere que
las partes interesadas crean. Sin embargo, los objetivos establecidos (los cuales
pueden en los estatutos de una organización, en los informes anuales, en
comunicados de relaciones públicas o en declaraciones públicas realizadas por
gerentes) con frecuencia entran en conflicto y se ven influenciados por lo que
diversas partes interesadas piensan que una organización debe hacer. Por
ejemplo, el objetivo de Nike es "brindar inspiración e innovación a cada
atleta". La visión de la compañía canadiense EnCana es "ser el punto
de referencia mundial como compañía petrolera independiente de alto rendimiento”.
El objetivo de Winnebago es "mejorar continuamente los productos y
servicios para satisfacer o superar las expectativas de los clientes. Y el
objetivo de Demsche Bank es "ser el proveedor líder mundial de soluciones
financieras para clientes exigentes, creando un valor excepcional para sus
accionistas y la gente. Tales declaraciones son imprecisas y probablemente
representan más las habilidades para las relaciones públicas de la
administración que ideas significativas de lo que en realidad la organización
intenta conseguir. Entonces, no debe sorprenderle descubrir que los objetivos
establecidos de una empresa con frecuencia son irrelevantes para lo que en
realidad sucede.
Si usted quiere saber los objetivos reales de una
organización, es decir los objetivos que la organización en realidad persigue, debe
observar lo que sus miembros hacen. Las acciones definen prioridades. Por
ejemplo, varias universidades dicen que su objetivo es limitar el tamaño de los
grupos para facilitar la cercanía de los estudiantes con el profesorado e
involucrar a los estudiantes, aunque comúnmente tienen clases ¡con más de 300
alumnos! Es importante saber que los objetivos reales y los establecidos pueden
diferir para reconocer lo que de otro modo podría pensar que son
inconsistencias.
TIPOS DE PLANES
Las formas
más populares para describir los planes organizacionales son en términos de alcance
(estratégicos contra operacionales), de tiempo (cono contra largo plazos), de
especificidad (direccionales contra concretos) y frecuencia de uso (únicos
contra permanentes). Como muestra en la figura anterior, estos tipos de planes
no son independientes. Esto es, los planes estratégicos generalmente son de
largo plazo, direccionales y únicos, mientras que los planes operacionales por
lo general son de corto plazo, concretos y permanentes.
¿QUÉ INCLUYE CADA UNO?
Los planes estratégicos: son planes que se aplican a toda la organización y
establecen sus objetivos generales. A los planes que abarcan un área operativa
particular de la organización se les llama planes
operacionales. Estos dos tipos de planes difieren en que los planes estratégicos
son amplios, mientras que los operacionales son limitados.
El número de
años utilizados para definir planes de corto y largo plazos ha disminuido considerablemente
debido a la incertidumbre ambiental. El largo plazo se utiliza para definir
cualquier periodo mayor a siete años. Intente imaginar lo que probablemente
estará haciendo en siete años, y podrá comenzar a darse cuenta de lo difícil
que resulta para los emprendedores establecer planes tan a futuro. Nosotros
definimos los planes de largo plazo
como aquellos con un periodo mayor a tres años. Los planes de corto plazo son aquellos que abarcan un año o menos,
Cualquier periodo entre ambos sería un plan intermedio. Aunque estas
clasificaciones de tiempo son bastante comunes, una organización puede utilizar
cualquier marco de tiempo de planeación que desee.
Intuitivamente
podría parecer que los planes específicos serían preferibles a los planes direccionales,
o con poca dirección. Los planes específicos
son planes claramente definidos y no dan lugar a interpretaciones. Tienen
objetivos definidos claramente, por lo que no hay ambigüedad y no existen
problemas de malas interpretaciones. Por ejemplo, un gerente que busca aumentar
8 por ciento los resultados de su unidad de trabajo en un periodo de 12 meses
podría establecer procedimientos específicos, asignaciones de presupuestos y
programas de actividades para lograr ese objetivo.
Sin embargo, cuando la incertidumbre es elevada y los
gerentes deben ser flexibles para responder a cambios inesperados, los planes
direccionales son preferibles. Los pIanes
direccionales son planes flexibles que exponen pautas generales.
Proporcionan un enfoque, pero no limitan a los gerentes con objetivos
específicos o líneas de acción. Por ejemplo, Sylvia Rhone, presidenta de Motown
Records, decía que tenía un objetivo sencillo: "firmar con grandes
artistas. Entonces, en lugar de crear un plan específico para producir y
comercializar 10 álbumes con nuevos artistas este año, podría formular un plan
direccional para utilizar una red de personas alrededor del mundo que le
informaran sobre nuevos y promisorios talentmos que pudieran aumentar el número
de artistas que tiene bajo contrato. Sin embargo, recuerde que la flexibilidad
de los planes direccionales debe ponderarse contra la falta de claridad de
planes específicos.
Algunos planes que desarrollan los gerentes se utilizan
varias veces, mientras que otros se utilizan sólo una vez. Un plan único es un plan para una vez, el
cual se diseña específicamente para satisfacer las necesidades de una situación
única. Por ejemplo, cuando Wal-Mart decidió expandir el número de tiendas en
China, los ejecutivos de nivel alto formularon un plan único como guía. En
contraste, los planes permanentes
son planes que se utilizan varias veces y que proporcionan una guía para las
actividades que se realizan repetidamente. Los planes permanentes incluyen
políticas, reglas y procedimientos. Un ejemplo de un plan permanente es la
política de acoso sexual desarrollado por la Universidad de Arizona, el cual
proporciona una guía para los administradores, el profesorado y el personal de
la universidad cuando hacen planes de contratación.
MÉTODOS PARA ESTABLECER OBJETIVOS
Recuerda que, los objetivos proporcionan la dirección
para todas las decisiones y acciones gerenciales y forman los criterios contra los
que se miden los logros.
Todo lo que hacen los miembros de la organización debe estar
orientado a lograr los objetivos. Los objetivos se pueden establecer ya sea a través
de un proceso tradicional de establecimiento de objetivos o por medio de la administración
por objetivos.
En el establecimiento tradicional de objetivos, los objetivos
establecidos por los gerentes de nivel alto fluyen hacia abajo en la
organización y se convienen en subobjetivos para cada área de la organización. Esta
perspectiva tradicional asume que los gerentes de nivel alto saben qué es lo
mejor, debido a que pueden ver la "perspectiva general. Y los objetivos que se pasan a cada nivel sucesivo guían a
los empleados mientras trabajan para lograr los objetivos asignados. Por ejemplo,
considere un negocio de manufactura. El presidente le dice al vicepresidente de
producción qué es lo que espera de los costos de manufactura para el próximo año,
y al vicepresidente de marketing le dice qué nivel de ventas espera alcanzar para
el siguiente año. Estos objetivos se pasan al siguiente nivel organizacional y
se escriben para reflejar las responsabilidades de dicho nivel, luego se pasan al
siguiente nivel, y así sucesivamente. Después, en algún punto posterior, se evalúa
el rendimiento para determinar si se lograron los objetivos asignados. O ésta es
la manera en que se supone suceda. Pero en realidad, no siempre sucede así. Transformar
los objetivos estratégicos en objetivos departamentales, de equipo, e individuales,
puede ser un proceso difícil y frustrante.
Otro problema con el establecimiento tradicional de
objetivos es que cuando los gerentes de nivel alto definen los objetivos de la
organización en términos generales (como lograr ganancias "suficientes o incrementar el "liderazgo del mercado”), estos objetivos ambiguos se tienen que hacer más
específicos conforme fluyen hacia abajo a través de la organización. Los gerentes
de cada nivel definen objetivos y aplican sus propias interpretaciones y prejuicios
conforme los hacen más específicos. Sin embargo, lo que sucede con frecuencia
es que se pierde claridad mientras los objetivos siguen su camino desde la cima
de la organización hacia los niveles inferiores.
Pero no tiene que ser de ese modo. Por ejemplo, en Dj Ortopedics
de México con sede en
Tijuana, los equipos de empleados ven el efecto de su
trabajo diario en los objetivos de la compañía. El gerente de recursos humanos,
Joaquín Samaniego menciona, "Cuando la gente tiene una conexión directa
con el resultado de su trabajo, cuando saben cada día qué es lo que se supone que
deben hacer y cómo lograr sus objetivos, se crea una conexión estrecha con la compañía
y su trabajo"
Inconvenientes del establecimiento tradicional de
objetivos
En lugar de utilizar el establecimiento tradicional de objetivos,
muchas organizaciones utilizan la administración por objetivos (APO) , un
proceso de establecimiento de acuerdos mutuos con respecto a los objetivos y el
uso de dichos objetivos para evaluar el desempeño de los empleados. Si hubiera que
emplear este método, se sentaría con cada uno de los miembros de su equipo a establecer
objetivos y a revisar periódicamente el progreso para lograr dichos objetivos. Los
programas APO tienen cuatro elementos: especificidad de objetivos, toma de decisiones
por participación, un periodo de tiempo explícito, y retroalimentación sobre el
desempeño. En lugar de utilizar los objetivos para asegurarse de que los empleados
están haciendo lo que se supone que deben hacer, la APO también utiliza los objetivos
para motivar a los empleados. El atractivo es que la APO se enfoca en empleados
que trabajan para lograr los objetivos que ellos ayudaron a establecer.
Pasos de la APO
CARACTERÍSTICAS DE LOS OBJETIVOS BIEN
ESCRITOS
• Están escritos en términos de resultados en lugar de
acciones.
• Son mensurables y cuantificables.
• Son claros con respecto a un marco de tiempo.
• Son desafiantes pero posibles.
• Están por escrito.
• Se comunican a todos los miembros de la organización
que deban saberlos.
PASOS PARA ESTABLECER OBJETIVOS
1. Revisar
la misión
de la organización, o el propósito. Una misión es una
declaración amplia que proporciona una idea general de lo que los miembros de una
organización piensan que es importante. Los gerentes deben revisar la misión antes
de escribir objetivos, ya que los objetivos deben reflejar esa misión.
2. Evaluar
los recursos disponibles. Usted no desea establecer objetivos que sean imposibles de
lograr; dados los recursos disponibles. Aunque los objetivos deben ser desafiantes,
deben ser realistas. Después de todo, si los recursos con que cuenta para trabajar
no permitirán que logre un objetivo, sin importar cuánto lo intente, usted no debe
establecer ese objetivo. Eso sería como
si una persona con un ingreso anual de 50,000 dólares, sin otros recursos financieros,
estableciera un objetivo de generar una cartera de inversión con un valor de un
millón de dólares en tres años. Sin importar lo mucho que trabaje en ello, no ocurrirá.
3. Determinar
los objetivos individualmente o con información
de otros. Lo objetivos
reflejan resultados deseados y deben ser congruentes con la misión de la organización
y con los objetivos de otras áreas organizacionales. Estos objetivos deben ser
mensurables y específicos, y no deben incluir un periodo para lograrlos.
4. Escribir los objetivos y
comunicarlos a todos los que deban saberlos.
Describir y comunicar los objetivos obliga a la gente a pensar en conjunto. Los
objetivos escritos también se vuelven evidencia visible de la importancia de
trabajar por algo.
5. Revisar los resultados y
si los objetivos se están cumpliendo. Si los objetivos
no se están cumpliendo, cámbiela s según sea necesario.
Una vez que
los objetivos se han establecido, escrito y comunicado, un gerente está listo
para desarrollar los planes para lograr los objetivos.
TAREA
1.- Practica
el establecimiento de objetivos para varios aspectos de tu vida personal, como: académicos, familia, pasatiempos. Establece al menos dos objetivos de corto
plazo y al menos dos de largo plazo para cada aspecto.
2.- Para
los objetivos que ha establecido, escribe los planes para conseguirlos. Piense en
términos de lo que tendrás que hacer para lograr cada uno. Por ejemplo, si uno de tus objetivos académicos es mejorar tu promedio de calificaciones, ¿qué tendrías que
hacer para conseguirlo?
3.- Escriba
una declaración de misión personal. Aunque esto puede parecer sencillo, no será
simple o fácil. Esperamos que sea algo que quiera mantener, utilizar y revisar cuando
sea necesario... que será algo que le ayude a ser quien querría ser y a vivir
la vida que quiere vivir. Comience investigando sus declaraciones sobre su
misión personal. Existen extraordinarios recursos Web que pueden guiarle.
¡Buena suerte!
Como guía
puedes visitar los siguientes enlaces:
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